El expediente administrativo. El expediente electrónico. Formación y gestión

• Qué es un expediente y qué no forma parte de él. La definición legal (conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución, más las diligencias para ejecutarla) y la lista de lo que queda fuera: la información auxiliar o de apoyo, como la de aplicaciones y bases de datos, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos y juicios de valor, salvo los informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la resolución que ponga fin al procedimiento.
• Formación y remisión del expediente electrónico. Los expedientes tienen formato electrónico y se forman agregando ordenadamente documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias, con un índice numerado de todos los documentos cuando se remiten, y en ellos debe constar una copia electrónica certificada de la resolución. Cuando una norma obliga a remitirlo, se envía completo, foliado, autentificado y con un índice también autentificado, conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad. El foliado se hace mediante ese índice electrónico, y un mismo documento puede formar parte de varios expedientes.
• Documento administrativo electrónico y copias auténticas. Los requisitos de validez del documento electrónico administrativo (identificación, referencia temporal, metadatos mínimos y firmas), la excepción de los documentos meramente informativos o ajenos a un expediente, que no requieren firma electrónica pero sí identificar su origen, y el régimen de las copias auténticas, que tienen la misma validez y eficacia que el original.
• Archivo electrónico único y conservación. Cada Administración mantiene un archivo electrónico único con los documentos de los procedimientos terminados, en un formato que garantice su autenticidad, integridad y conservación y permita consultarlos pase el tiempo que pase. La única pregunta oficial del tema hasta ahora fue sobre esta competencia.

Cada competencia es un bloque de contenido que se pregunta de forma reconocible. El nivel mide cuántas preguntas oficiales le corresponden: cae mucho (dos o más), cae (una) o sin registro (ninguna hasta ahora).

Por competencia solo se cuentan las preguntas válidas; el total del tema incluye también las anuladas y las repetidas en varios ejercicios, por eso las sumas pueden no coincidir.

1. Lee el artículo 70 de la Ley 39/2015 despacio y subraya tres listas: lo que integra el expediente, lo que lo acompaña cuando se remite y lo que no forma parte de él. Con esas tres listas tienes la mayor parte del tema.
2. Completa con los artículos 17, 26 y 27 de la misma ley (archivo electrónico único, documentos electrónicos y copias auténticas), porque el expediente se apoya en esos conceptos.
3. Del Real Decreto 203/2021 basta con el expediente administrativo electrónico y el archivo electrónico único: cómo se folia, quién firma el índice y qué garantiza el archivo. No hace falta estudiar el reglamento entero para este tema.
4. No le dediques más de una sesión de estudio y un repaso al mes. Con 1 pregunta en 17 ejercicios, el tiempo rinde más en los temas que caen todos los años. Ten en cuenta que esta web reparte las preguntas afines entre varios temas, así que no suman en este: las de archivo electrónico según la Ley 40/2015 y el Real Decreto 203/2021 están en el tema 19, y las de documentación y expediente dentro del procedimiento, en el tema 21.

• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (artículos 17, 26, 27 y 70) (texto consolidado, BOE)
• Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (texto consolidado, BOE)